O que é uma EAP?

EAP significa Estrutura Analítica do Projeto ou em inglês WBS – Work Breakdown Structure.

Ela é uma estrutura hierárquica que decompõe todo o trabalho do projeto, e assim mostra de forma gráfica os produtos que serão gerados pelo projeto. A EAP subdivide o trabalho do projeto em pedaços de trabalho menores e mais gerenciáveis. Desta forma você pode localizar as entregas do projeto e em qual parte do trabalho elas serão construídas.

A decomposição é uma técnica de planejamento que subdivide o escopo do projeto e as entregas do projeto em componentes menores e mais gerenciáveis, até que o trabalho do projeto associado à realização do escopo e ao fornecimento das entregas seja definido com detalhes suficientes para suportar a execução, monitoramento e controle do trabalho.

Cada nível de descendência da EAP representa um detalhamento maior da definição do trabalho do projeto. O trabalho planejado contido nos componentes de nível menor da EAP, que são chamados de pacotes de trabalho, é planejado no tempo, os custos são estimados, é monitorado e controlado.

O pacote de trabalho é um componente de entrega no nível mais baixo de um componente maior ou projeto ou fase da EAP. Nele estão incluídas as atividades do cronograma e os marcos necessários para concluir a entrega do pacote de trabalho.

Entrega é qualquer produto, resultado ou recurso exclusivo e verificável, executado através de um serviço e que deve ser produzido para concluir um processo, fase ou projeto. 

A EAP fornece uma visão clara do trabalho do projeto, ela divide o escopo do projeto em pacotes de trabalho hierárquicos, gerenciáveis e definíveis que equilibram as necessidades de controle do gerenciamento com um nível adequado e efetivo de dados detalhados do projeto. Fornece a estrutura para todas as entregas ao longo do ciclo de vida do projeto. Os vários níveis da EAP também fornecem suporte para focar a comunicação com as partes interessadas e ajudam a identificar claramente a responsabilidade com um nível de detalhamento necessário para gerenciar e controlar efetivamente o projeto.

Os níveis superiores da EAP geralmente refletem as principais áreas de trabalho de entregas do projeto ou as principais fases do ciclo de vida do projeto. Esses níveis também fornecem pontos lógicos de resumo para avaliar o desempenho individual e da equipe, comunicar as realizações e medir o custo e o desempenho do cronograma com relação às entregas individuais, bem como ao projeto geral.

As características de qualidade da EAP aplicam-se a todos os níveis de definição do escopo. Não há diferença conceitual entre uma EAP de projeto, uma EAP de programa e uma EAP de portfólio. Uma EAP de alta qualidade desenvolvida em qualquer um desses níveis mais amplos possui precisamente as mesmas características e atributos de uma EAP de alta qualidade desenvolvida no nível do projeto individual. Estes diferem apenas na amplitude do conteúdo e escopo.

·      Nível 1: Este nível compreende o escopo completo do trabalho necessário para produzir o produto. O nível 1 é o produto total, sempre um único elemento da EAP.

·      Nível 2: é o primeiro nível de decomposição. Este nível é o desdobramento de alto nível das principais áreas no escopo do trabalho.

·      Nível 3: Este nível decompõe cada área principal do nível 2 em suas partes constituintes.

·      Nível 4: Da mesma forma, cada área exclusiva no nível 3 seria decomposta ainda mais, se aplicável. Mais uma vez, a complexidade do trabalho irá conduzir a profundidade e o número de níveis da decomposição da EAP.

A EAP inclui todo o trabalho a ser feito pelos envolvidos no projeto, partes interessadas e participantes internos e externos, como membros da equipe e subcontratados. 

Ela fornece uma declaração clara dos objetivos e resultados do trabalho a ser executado. A profundidade de uma EAP depende do tamanho e complexidade do projeto e do nível de detalhamento necessário para planejá-lo e gerenciá-lo. 

A EAP é desenvolvida para definir cuidadosamente o que está no escopo do projeto e também, o que está fora do escopo.

A EAP é uma ferramenta importante usada no planejamento e execução de um projeto bem-sucedido. Muitas falhas de custo, cronograma e qualidade do projeto podem ser atribuídas diretamente a falhas no desenvolvimento da EAP do projeto. É menos provável que um projeto seja bem-sucedido sem a existência de uma EAP de qualidade. Em contraste, o desenvolvimento e a aplicação de uma EAP de alta qualidade aumentará significativamente a probabilidade de conclusão bem-sucedida do projeto.

Uma EAP deve:

·      Satisfazer todos os requisitos do projeto, mostrando o escopo definido

·      Ser orientada aos resultados dos elementos do projeto

·      Esclarecer o trabalho e comunicar o escopo do projeto a todas as partes interessadas

·      Conter 100% do trabalho definido no escopo

·      Capturar as entregas internas, externas e intermediárias em termos de trabalho a ser concluído, incluindo o gerenciamento do projeto

·      Cada nível de decomposição deve ter 100% do trabalho no nível mais alto

·      Conter os pacotes de trabalho que suportam claramente a identificação das tarefas que devem ser executadas para as entregas dos mesmos

·      Fornecer uma análise gráfica, textual ou tabular do escopo do projeto

·      Conter os elementos que são definidos, usando substantivos e adjetivos – não verbos

·      Organizar todas as principais e menores entregas em uma estrutura hierárquica

·      Empregar um esquema de codificação para cada elemento que identifica claramente sua natureza hierárquica quando visualizado

·      Ter pelo menos dois níveis com pelo menos um nível de decomposição 

·      Ser criada por aqueles que estarão realizando o trabalho

·      Ser construída com informações técnicas de especialistas no assunto e outras partes interessadas do projeto, como gerentes financeiros e de negócios

·      Evoluir iterativamente junto com a elaboração progressiva do escopo do projeto até o ponto em que o escopo foi estabelecido

·      Ser atualizada de acordo com o controle de mudanças do projeto, permitindo assim a melhoria contínua, após o escopo do projeto ter sido estabelecido

·      Alcançar um nível suficiente de decomposição: Uma EAP é dividida em um nível de detalhamento suficiente para gerenciar o trabalho. O nível apropriado de detalhes para permitir um gerenciamento eficaz pode variar de organização para organização ou projeto para projeto.

§  A profundidade da EAP está correlacionada com o tamanho e a complexidade do projeto e o nível de detalhamento necessário para planejá-lo e gerenciá-lo.

§  Todas as entregas são limitadas em tamanho e definição para controle efetivo. No entanto, eles não devem ser tão pequenos que o custo do controle seja excessivo, nem devem ser tão grandes que o item seja incontrolável ou os riscos associados não possam ser identificados.

·      Fornecer detalhes suficientes para comunicar todo o trabalho: Uma EAP facilita a conceituação e definição dos detalhes do produto, serviço ou resultado (entrega). Mas o grau de detalhamento da EAP necessário para a conceituação dos detalhes do projeto pode variar. Por exemplo, os módulos existentes podem ser satisfatoriamente descritos por um número de produto, enquanto os componentes a serem projetados podem precisar ser descritos em maior detalhe. Para garantir clareza de comunicação sobre a intenção de qualquer elemento da EAP, uma entrada detalhando informações específicas sobre o elemento da EAP deve ser colocada no Dicionário da EAP. Isso minimizará a incompreensão da EAP e, por sua vez, do escopo do projeto.

·      Deve ser apropriada para rastreamento, conforme exigido pelo projeto: alguns projetos ou organizações podem exigir relatórios de desempenho altamente detalhados no nível de pacote de trabalho, enquanto outros podem exigir apenas relatórios de nível resumido em um nível de totalização de EAP.

§  A EAP possui pontos de resumo lógicos que auxiliam no acompanhamento da avaliação de realizações de desempenho, alocações de recursos, custos e desempenho do cronograma.

§  Pontos de controle de gerenciamento adequados são identificados na EAP que podem ser usados ​​para facilitar a comunicação e controlar o escopo, a qualidade e a solidez técnica.

§  Em resumo, a EAP fornece um mecanismo viável para avaliar o desempenho e o progresso.

·      Deve ser apropriada para controlar as atividades: Uma EAP equilibra as necessidades de controle do gerenciamento com um nível efetivo de detalhes do projeto. Ela fornece um bom equilíbrio entre complexidade, risco e a necessidade de controle do gerente de projeto.

§  Projetos mais curtos e menos complexos podem exigir apenas algumas avaliações de desempenho em níveis de EAP mais altos, enquanto projetos maiores e mais complexos podem exigir muitas revisões intermediárias no nível de pacote de trabalho.

§  Os elementos são detalhados o suficiente para atender às medidas de desempenho e aos objetivos de responsabilidade, facilitando, assim, o planejamento, monitoramento e controle eficazes.

·      Pode conter tipos específicos de elementos da EAP, conforme necessário para cada projeto: Alguns projetos podem precisar incluir a maioria dos seguintes tipos de elementos da EAP, enquanto outros projetos precisam apenas de um ou dois:

§  Algumas EAPs do projeto podem incluir elementos para integração, aquisição, gerenciamento da cadeia de suprimentos, informação / comunicação, administração, documentação, treinamento e desenvolvimento de software.

§  Os elementos da EAP que representam as entregas subcontratadas ou comprometidas externamente devem corresponder diretamente aos elementos correspondentes na EAP do subcontratado, quando apropriado

§  Os elementos da EAP podem refletir as entregas no ciclo de vida de desenvolvimento do produto, quando apropriado, como no setor de TI.

·      Permitir a atribuição de responsabilidade no nível apropriado: Alguns projetos ou organizações podem exigir a atribuição de responsabilidade em um nível de pacote de trabalho muito detalhado, enquanto outros podem estar satisfeitos com a responsabilidade atribuída em um nível de acumulação de resumo.

§  Cada elemento da EAP pode ser atribuído a um indivíduo, subcontratado ou unidade organizacional responsável.

§  A EAP pode servir como o mecanismo para documentar a responsabilidade pelas várias entregas, tendo um relacionamento direto entre os elementos da EAP relacionados à Estrutura de Divisão Organizacional identificados através da Matriz de Responsabilidades.

As Informações deste post foram feitas com base no Practice Standard for Work Breakdown Structure - Second Edition do PMI.