Eu não tenho tempo para acompanhar e atualizar as informações do meu projeto!

Gente, esta é uma "desculpa" que já ouvi muitas vezes. Eu trabalhei em vários PMO's e costumava escutar esta desculpa de gerentes de projetos durante a reunião de status.

Por incrível que pareça, gerentes cujos projetos estavam sempre com a situação atualizada, eram os que traziam os melhores resultados, ao passo que quem esquecia ou como diziam, não tinham tempo para fazer o papel de gerente de projetos, sempre aparecia uma surpresa desagradável.

Muitas vezes a empresa "promove" um(a) bom(boa) técnico(a) para gerente de projetos e esta pode ser uma decisão errada, pois de excelente técnico(a) pode se tornar um(a) gerente medíocre.

Para ser um(a) bom(boa) gerente de projeto, é preciso ter conhecimento sobre gerenciamento de projetos, disciplina, liderança, transparência, boa comunicação e organização. Muitas vezes é bom o(a) gerente de projetos ter o conhecimento técnico sobre o assunto, mas o mais importante é saber administrar o projeto, isto é, acompanhar o andamento das atividades, verificar se o escopo está sendo seguido conforme o planejado, estar sempre atento aos riscos do projeto para tomar as medidas preventivas, atualizar o cronograma, fazer a comunicação correta às partes interessadas, acompanhar as auditorias de qualidade, ser líder, negociar enfim, avaliar a situação geral do projeto antes que estoure uma bomba.

O trabalho do(a) gerente de projetos é fundamental para o sucesso do projeto, se o(a) seu(sua) gerente não tem tempo para atualizar as informações, se as entregas estão atrasadas, a margem está caindo e ao final, o cliente está reclamando, desconfie deste gerente.

Existem milhões de fatores que podem prejudicar o projeto, por melhor que seja o(a) gerente, mas as chances de sucesso quando se tem um(a) gerente de projetos competente que cumpre o seu papel corretamente, são infinitamente maiores do que quando se tem um(a) gerente incompetente. Pense nisto antes de indicar um(a) gerente de projetos para o seu projeto.

Por que criar um projeto?

Quando definimos um projeto, significa que faremos um planejamento com tudo que será necessário para que o produto seja entregue. Isto nos faz ter mais controle sobre o que deve ser feito e nos faz focar nos itens importantes. Durante a execução do projeto, sabemos o custo realizado e o previsto, o tempo realizado e o previsto, dando-nos a visão da situação do projeto e ajudando-nos a tomar as ações corretivas ou preventivas.

O que é um projeto?

No decorrer da vida, nós fazemos vários planejamentos para tornar a nossa vida melhor, às vezes nos planejamos para comprar um bem como uma casa, um carro, ou planejamos um casamento, ter filhos, fazer uma faculdade, etc.  A partir do conceito de projeto, podemos considerar todas estas iniciativas como projetos.

Projeto é um esforço temporário empreendido, com objetivo bem definido, para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

A compra de um carro, a construção de uma casa, a espera de um filho, todas estas iniciativas são temporárias, exigem um esforço e ao final teremos um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Se você for pensar, toda iniciativa que tomamos nas nossas vidas podem se tornar projeto. E o mais importante é que se bem planejados, o projeto nos orienta e nos faz ter mais foco nos nossos objetivos.